Treppenhausreinigung umlagefähig? Was Vermieter und Verwalter zur Nebenkostenabrechnung wissen sollten

Die kurze Antwort: ja, unter Voraussetzungen

Die Kosten der laufenden Gebäude- bzw. Treppenhausreinigung zählen zu den Betriebskosten. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) führt in ihrem Katalog unter anderem die Kosten der „Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung“ auf – dazu gehört die regelmäßige Reinigung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Flächen wie Treppenhaus, Flure, Zugänge und Keller. Solche laufend anfallenden Kosten sind grundsätzlich umlagefähig – wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind.

Die drei Voraussetzungen für die Umlage

1. Wirksame Vereinbarung im Mietvertrag. Der Mietvertrag muss die Umlage der Betriebskosten auf den Mieter vorsehen. Ohne eine solche Vereinbarung trägt der Vermieter die Kosten selbst. Üblich ist ein Verweis auf die Betriebskosten nach BetrKV oder eine Auflistung der umgelegten Positionen.
2. Laufende, wiederkehrende Kosten. Umlagefähig ist die regelmäßige Reinigung – nicht eine einmalige Grundreinigung aus besonderem Anlass und nicht Reinigungskosten, die durch das Verschulden Einzelner entstehen. Die wöchentliche Treppenhausreinigung ist der klassische umlagefähige Fall.
3. Wirtschaftlichkeit. Der Vermieter ist zur Wirtschaftlichkeit verpflichtet: Die Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung stehen. Ein marktüblicher Preis (Orientierung: siehe Kostenseite) und eine nachvollziehbare Leistung sind hier die beste Absicherung.

Selbst reinigen lassen oder Dienstleister? Beides ist umlagefähig – mit Unterschied

Manche Vermieter verpflichten Mieter im Vertrag zur Treppenhausreinigung im Turnus („Kehrwoche“). Kommt der Mieter dem nicht nach, kann der Vermieter nach vorheriger Ankündigung eine Firma beauftragen und die Kosten umlegen. Beauftragt der Vermieter von vornherein einen Dienstleister, sind dessen Kosten als Betriebskosten umlagefähig. Wichtig: Die reinen Arbeitskosten eines Dienstleisters sind vollständig umlagefähig – anders als bei manchen anderen Positionen gibt es hier keinen pauschalen Eigenanteil des Vermieters.

Der Verteilerschlüssel: Wie werden die Kosten auf die Mieter verteilt?

Die Gesamtkosten der Reinigung werden nach einem Verteilerschlüssel auf die Mietparteien umgelegt. Fehlt eine abweichende Vereinbarung, gilt für die meisten Betriebskosten die Verteilung nach Wohnfläche (Anteil der Quadratmeter an der Gesamtfläche). Vereinbart werden können auch andere Schlüssel, etwa nach Personenzahl oder Wohneinheiten. Der einmal vereinbarte oder anzuwendende Schlüssel ist über die Abrechnung hinweg konsequent zu verwenden.

Ein Rechenbeispiel (fiktiv, zur Veranschaulichung)

Ein Mehrfamilienhaus mit 4 Wohnungen, insgesamt 320 m² Wohnfläche. Die wöchentliche Treppenhausreinigung durch einen Dienstleister kostet 150 € netto/Monat, also 1.800 € netto im Jahr (zuzüglich Umsatzsteuer je nach Rechnung). Umgelegt nach Wohnfläche:

So wird aus einer Monatspauschale eine nachvollziehbare Position in der Nebenkostenabrechnung jeder Partei. Die konkreten Beträge und die Umsatzsteuer richten sich nach der tatsächlichen Rechnung des Betriebs.

Was die Umlage angreifbar macht – und wie Sie es vermeiden

• Fehlende Vereinbarung im Mietvertrag: ohne sie keine Umlage. Prüfen Sie den Vertrag, bevor Sie umlegen.
• Vermischung von laufenden und einmaligen Kosten: Eine einmalige Grund- oder Sonderreinigung gehört nicht in die laufende Umlage.
• Unklare oder überhöhte Rechnungen: Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz verlangt marktübliche Preise und nachvollziehbare Leistungen. Eine prüfbare Rechnung des Dienstleisters ist Ihr wichtigster Beleg.
• Formfehler in der Abrechnung: Frist, Verteilerschlüssel und Belegeinsicht müssen stimmen – hier lohnt im Zweifel fachlicher Rat.

Für WEG: Reinigungskosten in der Hausgeldabrechnung

In der Wohnungseigentümergemeinschaft sind die Reinigungskosten Teil der Bewirtschaftungskosten und werden über das Hausgeld nach dem gültigen Verteilungsschlüssel getragen. Vermietende Eigentümer können ihren Anteil an den umlagefähigen Kosten wiederum über die Nebenkosten an ihre Mieter weitergeben. Die Verwaltung sorgt für die saubere Zuordnung – wozu eine getrennte, objektbezogene Abrechnung des Dienstleisters die Grundlage bildet. Mehr zur Organisation im Bereich für Hausverwaltungen.

Verwandte Frage: Wer zahlt am Ende?

Ob die Kosten letztlich beim Mieter, beim Vermieter oder – bei Leerstand und Sonderfällen – anderswo landen, hängt von Vertrag und Situation ab. Diese Frage vertieft der Ratgeber Wer zahlt die Treppenhausreinigung?.